این سیستم از نظر داده کاملاً وابسته به سیستم‌های پردازشی تعاملی سازمان هستند .

 

گزارشات سیستم تامین اطلاعات ( تلفیقی ) جهت تصمیم گیری مدیران است ( صرافی زاده ، ۱۳۸۳: ۵۸-۵۹)

 

۲-۳۰- نقش فناوری اطلاعات در سازمان

 

تاثیر اتوماسیون در مرحله اول جایگزین کردن سرمایه به جای نیروی کار انسانی است .. تاثیر نظام اطلاعات پیشرفته این است که کارمندان و مدیران را در تصمیم گیری مؤثر تر یاری می‌دهد . اثر تغییر زمانی حاصل می‌شود که مؤسسه‌ تصمیم می‌گیرد تا فرایند خود را مهندسی مجدد کند تا به کارکرد بالاتری دست یابد ( صرافی زاده ،۱۳۸۳: ۳۰).

 

فناوری اطلاعات می‌تواند علاوه بر رشد در آمد ها و کاهش هزینه ها مزایای متعددی برای سازمان به همراه داشته باشد:

 

• • توانایی کسب اطلاعاتی که در گذشته مکان پذیر نبوده است .

 

• • کسب اطلاعات به هنگام و به موقع

 

• • بهبود عملیات سازمان

 

• • توانایی انجام محاسباتی که قبلاً میسر نبوده است .

 

• • بهبود در کیفیت و دقت در کار ها

 

• • بهبود تصمیم گیری

 

• • ارتباطات و هماهنگی بیشتر در سطح مؤسسه‌

 

• • بهبود خدمات مشتریان

 

• • ایجاد یپوند میان مشتریان و تدارک کنندگان کالا

 

• • کاهش زمان فرایند کار

 

• • پشتیبانی از ‌استراتژی‌های سازمان

 

• • بهبود رقابت

 

• • بهبود و طراحی مجدد فرایند‌های کار

 

• سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغیر‌های فناوری اطلاعات ( صرافی زاده ، ۱۳۸۳: ۳۵)

ابعاد و جنبه‌های گوناگون فناوری اطلاعات

 

در عصر نوین سازمان‌ها در ابعاد و جنبه‌های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تأکید دارند . اطلاعات قدرت است و هر کسی از آن برخوردار شود ، صاحب قدرت است . شرایط متغیر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش نشان می‌دهد و این امر ضرورت جمع‌ آوری ، ثبت ، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان دو چندان می‌سازد . اطلاعات مفهومی‌نسبی است و ویژگی‌های خاصی را به خود اختصاص می‌دهد . این ویژگی‌ها بسته به سطح سازمانی متفاوت می‌باشند . جدول ویژگی‌های اطلاعات و سطوح سازمان ( صرافی زاده ، ۱۳۸۳ ).

 

۲-۳۱- طبقه بندی سیستم‌های اطلاعاتی بر اساس نوع حمایتها

 

۱-۳۱-۱- سیستم‌های پردازش تعامل

 

از پردازش سطوح عملیاتی که ماهیتی تکراری و حجم عظیمی‌از داده را در بر می‌گیرد . حمایت می‌کنند

 

۲-۳۱-۲- سیستم‌های گزارشات مدیریت

 

از فعالیت‌های بخشی و نیز مدیران سطوح امنیت ازطریق ارائه اطلاعات و گزارشات تلفیقی حمایت می‌کند .

 

۲-۳۱-۳- سیستم کارکنان دانش

 

این سیستم‌ها جهت حمایت از کارکنان دانش و حرفه ا ی طراحی می‌شوند .

 

۲-۳۱-۴- سیستم‌های پشتیبانی تصمیم گیری

 

فرایند تصمیمات مدیران و از طریق تحلیل مسائل پشتیبانی می‌کنند .

 

۲-۳۱-۵- سیستم‌های اتوماسیون اداری

 

از طریق به کار گیری تکنولوژی اطلاعات مور دفتر را پشتیبانی می‌کند .

 

۲-۳۱-۶- سیستم‌های پشتیبانی مدیران ارشد ( اجرایی )

 

به منظور پشتیبانی کامل از فرایند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می‌شود .

 

۲-۳۱-۷- سیستم‌های خبره

 

به منظور پشتیبانی کامل از فرایند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می‌شود .

 

۲-۳۱-۸- سیستم‌های پشتیبانی تصمیمات گروهی

 

این سیستم‌ها به منظور پشتیبانی از افرادی که در تصمیم گیری‌های گروهی مشارکت دارند ، طراحی می‌شوند ( صرافی زاده ، ۸۳ )

 

۲-۳۲- اتوماسیون اداری

 

یافتن تعریفی مشخص سیستم‌های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آن ها منحصربه تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آن ها اشاره می‌کنیم .

 

اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی‌و غیر رسمی‌بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج مؤسسه‌ و بالعکس مربوط می‌شود .کلمه اصلی که انوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد و ارتباطات اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی ( ۱۹۹۸، RAYMOND ) سیستم‌های اطلاعات اداری (OIS=PFFICE INFORMATION SYSTEM ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند . سیستم‌های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) است که ابزار هایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند . ( ۱۹۹۲ ، ZWASS )

 

۲-۳۳- مزایا و معایب اتوماسیون اداری

 

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان‌ها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آن ها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .

 

به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می‌شود :

 

۲-۳۳-۱- مزایای مستقیم

 

صرفه جویی در وقت یا نیروی کار که قابل اندازه گیری بوده و باعث :

 

الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛

 

ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می‌گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می‌شود ؛

 

ج) فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می‌شود ؛

 

۲-۳۳-۲- مزایای غیر مستقیم

 

این مزایا غیر کمی‌هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ،

 

الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛

 

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .

 

ج) به دلیل افزایش اثر بخشی کارکنان در انجام کار‌های خاص ، رضایت شغلی آن ها افزایش می‌یابد ؛

 

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می‌شود ؛

 

ه ) رقابت بیشتر سازمان‌ها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصت‌ها .

 

۲-۳۳-۳- معایب سیستم اتوماسیون اداری :

 

اما کاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از : از ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کار ها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیت‌ها ، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آن ها به سیستم ، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، نپذیرفتن سیستم‌های مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان ، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب .

 

انواع کاربرد ها یا زیر سیستم‌های اتوماسیون اداری :