آنتونی پادالینو در پایان نامه خود [1] هوش تجاری را این گونه تعرف می‌نماید: هوش تجاری واژه ای است که دارای تعاریف متعدد می‌باشد اما به طور عام می‌توان گفت  هوش تجاری فرایند تبدیل داده‌ها به اطلاعات مفید و مورد استفاده سازمان است، به گونه‌ای که این اطلاعات بتواند در پشتیبانی از تصمیم‌سازی در سازمان مورد استفاده قرار گیرد. همچنین هوش تجاری عمدتا می‌تواند به عنوان معماری سازمانی برای برنامه‌های کاربردی پشتیبان تصمیم و عملیاتی تعریف شود. سیستم‌های هوش تجاری به عنوان بسته‌های نرم‌افزاری استاندارد از طریق شرکت‌های مختلف ارائه می‌شوند مانند Cognos, SAS, Microsoft, Oracle  که به مشتریان خود این امکان را می‌دهند تا این بسته‌ها را مطابق با نیازمندی‌های خود سازگار سازند [2].

هوش تجاری شامل مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی و تحلیلی است که به استناد پایگاه‌های داده عملیاتی و تحلیلی به اخذ تصمیم بهینه برای فعالیت‌های مدیریتی می‌پردازد. به عبارت دیگر هوش تجاری به فرایند تبدیل داده‌های خام به اطلاعات تجاری و مدیریتی اطلاق می‌گردد که به تصمیم سازان سازمان کمک می‌کند تا تصمیمات خود را بهتر و سریع‌تر گرفته و بر اساس اطلاعات صحیح، عمل نمایند. داده‌ها با ورود به سیستم هوش تجاری مورد پردازش قرار گرفته و تبدیل به دانش می‌شوند، سپس دانش بدست آمده مورد تحلیل قرار گرفته و از نتایج تحلیلی آن، مدیران در تصمیم گیری خود بهره‌مند شده و اقداماتی را جهت بهبود عملکرد سازمان انجام می‌دهند.

هوشمندی سازمانی را می‌توان استفاده موثر، به جا و سریع از داده‌ها، اطلاعات، دانش و خرد افراد داخل و خارج از سازمان در تصمیم گیری‌های سطوح مختلف سازمان دانست. امروزه از هوشمندی سازمانی به عنوان یکی از اصلی‌ترین مزیت‌های رقابتی سازمان نام برده می‌شود.

دو عامل مهم که انگیزه به‌کارگیری یک فناوری جدید در سازمان را ایجاد می‌کنند عبارت‌اند از:

1. برطرف سازی برخی از مشکلات که با راه‌حل‌های پیشین قابل ردیابی و حل نیستند.
2. ایجاد فرصت‌های جدید تجاری برای سازمان

هوش تجاری متشکل از 3 فرایند کلی می‌باشد[3]:

1. جمع‌آوری اطلاعات
2. پردازش اطلاعات
3. توزیع اطلاعات تحلیل شده به کاربران هوش تجاری

ابزار هوش تجاری به طور عمده به عنوان ابزار جدید واسطه‌ای بین کارهای اجرایی و کارهای پشتیبان تصمیم‌گیری پذیرفته شده است. قابلیت هوش تجاری شامل تایید تصمیم‌گیری، فرایند تحلیل بلادرنگ، تحلیل آماری، پیش بینی و داده کاوی است.  اجزای اصلی تشکیل دهنده هوش تجاری شامل موارد زیر است[4] :

1. انباره داده: مخزن یا انبار داده جزء مهمی از هوش تجاری است که بر پایه موضوع خاصی شکل می‌گیرد. انبار داده، انتشار فیزیکی داده را با کنترل ثبت، ایجاد، پاک کردن و وظایف جستجو امکان پذیر می‌نماید.
2. منابع داده: منابع داده می‌تواند پایگاه‌داده (سبد اطلاعاتی)، داده گذشته (به طور مثال اطلاعات خارجی،از اینترنت و…) یا اطلاعات از محیط انبار داده کنونی باشد.
3. مرکز عرضه داده

1. ابزار سوال و گزارش

چالش اصلی که سیستم‌های مدیریت دانش در مواجه با آن باعث ایجاد رویکرد جدیدی به نام هوش تجاری گشت، توسعه سریع فناوری اطلاعات و حجم گسترده دانش در سازمان‌ها بود که مدیران سازمان را در بازیابی و به‌کارگیری دانش و اطلاعات با مشکل مواجه ساخته بود [5]. ویژگی اصلی که سیستم‌های هوش تجاری را از سایر سیستم‌های پشتیبان تصمیم متمایز می‌سازد ایجاد یک پایگاه اطلاعاتی تحلیلی هوشمند می‌باشد که دانش و اطلاعات در آن به صورت موضوعی و با استفاده از متدولوژی‌های خاص طبقه‌بندی شده است تا کاربران بتوانند در کوتاه‌ترین زمان به درست‌ترین اطلاعات دسترسی داشته باشند. سیستم‌های هوش تجاری اطلاعات را به صورت خام در اختیار نمی‌گذارند بلکه آن را تحلیل نموده و در قالب بسته‌های تصمیم یا گزارش‌های تحلیلی هوشمند در اختیار مدیران می‌گذارند [1].

حجیم بودن داده‌ها، پیچیدگی در تحلیل‌ها و ناتوانی در ردگیری نتایج و پیامدهای تصمیمات اتخاذ شده سازمان‌هایی که از هوش تجاری استفاده نمی‌کنند را با مشکل مواجه می‌سازد و در اغلب موارد پیروزی و یا شکست این گونه از پروژه‌ها را نمی‌توان به شخص یا دلیل مشخصی نسبت داد [6]. بنابراین در مواردی که پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز نباشد سوالی که مطرح می‌شود این است که عوامل حیاتی موفقیت و یا شکست در پیاده‌سازی این سیستم‌ها کدام‌اند.

هوش تجاری امکانی را به سازمان به عنوان یک سیستم می‌دهد تا بتواند تشخیص دهد که چه اتفاقی افتاده و چه چیزی در حال رخ دادن است. هوش تجاری از تکنیک‌ها و برنامه‌های کاربردی از قبیل پردازش‌تراکنش برخط، پردازش‌تحلیلی برخط، پایگاه داده تحلیلی و داده کاوی بهره می‌گیرد و هدف آن تحلیل و ارتقای کیفیت عملیات است [3]. در خصوص هوش تجاری دو رویکرد عمده را می‌توان مطرح کرد:

1. رویکرد مدیریتی: این رویکرد هوش تجاری را به عنوان فرایندی در نظر می‌گیرد که در آن داده‌های جمع آوری شده از منابع داخلی و خارجی به منظور تولید اطلاعات مرتبط با فرایند تصمیم‌گیری یکپارچه و ادغام می‌گردد. نقش هوش تجاری در این رویکرد ایجاد سیستمی است که در آن داده‌ها از منابع مختلف گردآوری، یکپارچه و ادغام می‌شود و پس از تجزیه و تحلیل به شکل گزارش‌ها و یا یک داشبورد اطلاعاتی در اختیار مدیر قرار می‌گیرد.
2. رویکرد فنی: رویکرد فنی هوش تجاری را به عنوان مجموعه‌ای از ابزارها و نرم افزارهایی توصیف می‌کنند که از فرایند مربوط به رویکرد مدیریتی مطرح شده، پشتیبانی کند. در این رویکرد، تاکید بر فرایند نیست بلکه تاکید بر فناوری‌هایی است که ذخیره و تجزیه و تحلیل اطلاعات را امکان پذیر می‌سازد [3].

بسیاری از سازمان‌ها که امروزه سیستم‌های سازمانی مانند سیستم‌های برنامه ریزی‌منابع‌سازمان را پیاده‌سازی نموده‌اند، هنوز از کمبود هوش تجاری در فرآیندهای تصمیم گیری خود رنج می‌برند. مدل‌ها و روش‌های ارزیابی و سنجش هوش تجاری در سیستم‌های سازمانی می‌تواند در تشخیص سطح هوش سیستم‌ها و ایجاد فضای مناسب پشتیبانی تصمیم‌گیری مفید باشند. در واقع، ارتباط اصلی هوش تجاری با سیستم‌های سازمانی در این نکته نهفته است که هدف ثانویه این سیستم‌ها ایجاد فضای پشتیبانی تصمیم‌گیری برای مدیریت بوده و هوش تجاری می‌تواند در بطن این سیستم‌ها قرا گرفته و این هدف را برآورد [4].

هفت مسأله عمده که توسط راهکار هوش تجاری هدف قرار گرفته‌اند:

1. سازمان نیازهای اطلاعاتی ضروری و حساس خود را تشخیص نمی‌دهد یا نمی‌شناسد.
2. سیگنال‌های ضعیف از فضا و محیط کسب و کار دریافت نمی‌شود یا قابل تشخیص نیستند.
3. اطلاعات و داده‌هایی که از برخی منبابع بیرونی می‌رسند بهینه جمع‌آوری نشده‌اند.
4. اطلاعات و دانش پرسنل سازمان به‌صورت بهینه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
5. حجم اطلاعاتی که باید ذخیره، دسته‌بندی، پردازش و تحلیل شوند بسیار زیاد است.
6. ابزارها سیستم‌های اطلاعاتی و محاسباتی ناکارآمد به‌نظر می‌رسند.
7. از اطلاعات و داده‌های موجود در سازمان درست استفاده نمی‌شود.

با وجود اینکه سیستم‌های اطلاعاتی سازمانی مزایای فراوانی برای سازمان‌ها درپی دارند، ولی فرایند پیاده‌سازی این سیستم‌ها چندان بدون ریسک نیست. به عنوان نمونه بر اساس مطالعه گروه گارتنر 70 درصد کل پروژه‌های ERP با شکست روبرو می‌شوند [7].

سنجش میزان موفقیت پروژه‌های پیاده سازی مکررا تحت عنوان دستیابی به اهدافی از پیش تعیین شده که شامل پارامترهای متعددی همچون زمان، هزینه و عملکرد است، تعریف شده است.

در سال 2001 برای اندازه گیری میزان موفقیت پیاده سازی ERP عنوان انحراف مشاهده شده از اهداف مورد انتظار پروژه همچون مازاد هزینه، تجاوز از برنامه زمانی، کسری عملکرد سیستم و عدم دستیابی به سود مورد انتظار را بکار برده‌اند. راه دیگر برای اندازه گیری میزان موفقیت این پروژه‌ها تمرکز بر عوامل کلیدی موفقیت آن‌ها است.

خروجی‌های هوش تجاری در قالب ابزارهای گزارش‌دهی و فناوری‌های داشبورد و حتی کارت‌های امتیاز متوازن به صورت بسته‌های تصمیم یا گزارش‌های تحلیلی در اختیار مدیران و تصمیم‌گیران سازمان قرار می‌گیرد و مسئولان را نسبت به پیامدهای مثبت و منفی اقدامات احتمالی آینده آگاه نموده و از این طریق بر اخذ تصمیمات بهتر و دقیق تر به مدیران کمک می‌کند.

عوامل حیاتی موفقیت در توسعه سیستم‌های اطلاعاتی به سه گروه تقسیم می‌شود [8] : عوامل اقتصادی، سازمانی و فناوری. بعلاوه موفقیت هوش تجاری در طرح‌های انجام شده توسط شرکت‌ها به فاکتورهای مختلفی بستگی دارد و به دلیل اینکه پیاده‌سازی هوش تجاری وابسته به به‌کارگیری موفقیت‌آمیز فناوری‌های اطلاعاتی است بی‌شک برخی از این فاکتورها، مربوط به فناوری است. به علاوه شرکت‌های متوسط و کوچک اکثریت شرکت‌های فعال در کشورهای در حال توسعه و اشتغال‌زا تشکیل می‌دهند لذا دسترسی و استفاده آن‌ها از ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات شایسته توجه است [6].

به دلیل جهانی شدن بازارها و تحولات رقابتی، تقاضا برای فناوری‌های جدید و نوآوری‌ها هم از سوی کسب و کارهای کوچک و متوسط و هم از سوی صنایع بزرگ رو به افزایش است و حتی شرکت‌های بزرگ هم که قادر به بقای خود در بازارهای رقابتی برای سالیان سال هستند و سهم بازار مطمئن و مشخصی نیز دارند، دریافته‌اند که رقابت در دنیای کسب و کار پرشتاب امروز به طور فزاینده‌ای مشکل گردیده است و به منظور بقا و کامیابی باید یادگرفت که فعالیت‌های توسعه فناوری را زیرنظر داشت و به تغییرات مرتبط با کسب و کـــار خود واکنش سریع نشان داد و به طور مرتب بهبود و نوسازی در تولید محصولات و فرایندها به وجود آورد. هر کشوری بسته به توسعه اقتصادی و شرایط اجتماعی خود تعریف خاصی از شرکت‌های کوچک و متوسط ارائه می‌دهد. برخی از کشورها از شاخص‌هایی نظیر تعداد کارکنان یک واحد صنعتی، میزان سرمایه‌گذاری، کل دارایی‌ها، میزان فروش و ظرفیت تولید در تقسیم‌بندی صنایع خود استفاده می‌کنند ولی عمومی‌ترین شاخص مورد استفاده در کشورها، تعداد کارکنان است. در حال حاضر وزارت صنایع و معادن واحدهای با هر میزان سرمایه و اشتغال کمتر از ۵۰ نفر را به عنوان صنایع کوچک و متوسط و واحدهای با اشتغال بیش از ۵۰ نفر صنایع بزرگ اطلاق می‌شوند. که بالغ بر ۹۰% بنگاه‌های کسب و کار کشور را تشکیل می‌دهند. در این تحقیق نیز شرکت‌هایی با کمتر از 50 نفر پرسنل کوچک و با بیش از 50 پرسنل بزرگ تلقی می‌شود [9].

شرکت‌های هدف در این پایان‌نامه کارگزاری‌های بورس اوراق بهادار تهران هستند که مطالعه موردی روی این شرکت‌ها انجام خواهد شد. بنابر آنچه که ذکر شد، سیستم‌های موجود در سازمان‌ها دارای مشکلات عدیده‌ای می‌باشند که برخی از آنها با استفاده از هوش تجاری قابل حل هستند و از طرف دیگر هوش تجاری فرصت‌های رقابتی قابل توجه‌ای را در اختیار سازمان می‌گذارد، بنابراین نیاز روز افزون به این سیستم‌ها قابل مشاهده می‌باشد که این موضوع نیاز به شناخت عوامل حیاتی موفقیت در پیاده‌سازی این گونه سیستم‌ها را افزایش می‌دهد.

1-2.            تعریف مساله

مشکلات تجاری و تکنیکی موجود در سیستم‌های قدیمی و به دست آوردن فرصت‌های جدید تجاری مدیران را بر آن می‌دارد تا به دنبال سیستم‌های جدید دیگری باشند. از آنجایی که مهم‌ترین نیاز یک مدیر تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی برای سازمان است، سیستم‌های هوش تجاری که حجم عظیمی از اطلاعات را تحلیل کرده و به تمامی سطوح مدیریت برای تصمیم سازی کمک می‌کند، بهترین گزینه خواهد بود. در این بین پیاده سازی هوش تجاری نیز به نوبه خود دارای موانعی است که با شناخت درست و درک میزان اهمیت هر یک از عوامل حیاتی موفقیت و یافتن راه حل مناسب برای رفع آن‌ها این موانع به حداقل ممکن کاهش می‌یابد. با توجه به حجم روز افزون داده‌ها و دشوار شدن تحلیل آن‌ها با سیستم‌های قدیمی، نیاز به سیستم‌های هوش تجاری روز به روز افزون‌تر می‌گردد، ولی تاکنون تحقیق جامعی بر روی عوامل حیاتی موفقیت در این گونه از سیستم‌ها برای سازمان‌های ایرانی، با یک روش ریاضی معتبر انجام نگرفته و همین امر ما را بر آن داشت تا در این راه قدم گذاشته و در این زمینه مطالعاتی را انجام دهیم.

مهم‌ترین ارزش افزوده هوش تجاری برای سازمان، ایجاد مزیت رقابتی با در دست داشتن اطلاعات جدید در کمترین زمان ممکن است. از آنجایی که شرکت‌های کوچک و متوسط ممکن است توسط شرکت‌های بزرگ‌تر، از بین بروند با در دست داشتن اطلاعات جدید از رقبا و همچنین محیط کسب و کار خود این امکان کاهش می‌یابد. از طرفی به علت کوچک بودن می‌توانند با هزینه کمتری سیستم‌های هوش تجاری را پیاده‌سازی کرده و از مزایای آن بهره‌مند شوند.

به علاوه شرکت‌های کوچک و متوسط غالباً فاقد توانایی‌ها و منابع کافی جهت کسب اطلاعات صحیح و به موقع و یا کفایت لازم جهت استفاده مناسب از این اطلاعات هستند و هزینه کسب این اطلاعات نیز خود مانع است، که در این مورد نیز هوش تجاری به کمک آن‌ها آمده و آنان را در این امر یاری می‌نماید.

شاید بتوان گفت که شرکت‌های متوسط بیش از سازمان‌های بزرگ می‌توانند با استفاده از هوش کسب و کار به سود بیشتر و سریع‌تری دست یابند. دلیل این ارزیابی آن است که تغییر و تحول در سازمان‌های بزرگ به ناچار فرآیندی آهسته و چند لایه است؛ حتی اگر این سازمان‌ها از نظم و سلسله مراتب خوبی برخوردار باشند و مدیران ارشد و میانی آن‌ها هم ایده‌های بکر و موفقی در سر بپرورانند. اما شرکت‌های متوسط بالطبع از ساختار ساده‌تری برخوردارند، فرآیند تصمیم‌گیری آسان‌تری را شاهد هستند و همین امر باعث می‌شود نیل به موفقیت‌های تجاری در آن‌ها با شتاب بیشتری صورت پذیرد.